Prozessautomatisierung mit RPA & KI – für mehr Effizienz, Klarheit und Wachstum im Mittelstand
Client: Öffentlicher Sektor (Public Managment)
Category: Beratung & Umsetzung | Automatisierung
Date: March 2023
Effizienz beginnt bei den Prozessen – und genau hier setzen wir an.
Unser mittelständischer Kunde aus dem technischen Großhandel hatte mit wachsenden Anforderungen und überlasteten Teams zu kämpfen. Kundenanfragen, Auftragsbearbeitung, Datenpflege und Reporting liefen über Jahre manuell – teils mit Excel-Listen, teils über E-Mails oder nicht integrierte Systeme. Die Folge: Zeitverlust, Doppelarbeit, wenig Transparenz.
Unsere Aufgabe: Prozesse entschlacken, automatisieren und intelligent miteinander verknüpfen.
Gemeinsam mit dem Kunden haben wir die zentralen Geschäftsprozesse analysiert und eine maßgeschneiderte Prozessautomatisierung umgesetzt – technologisch modern, aber praxisnah.
Dabei kamen unter anderem folgende Elemente zum Einsatz
RPA (Robotic Process Automation)
KI-gestützte Klassifizierung & Kommunikation
Excel bleibt – aber smarter
Echte Integration statt Insellösungen
Robotic Process Automation (RPA):
Software-Roboter übernehmen wiederkehrende Tätigkeiten wie Datenübertragungen, E-Mail-Routinen oder Systemabgleiche – zuverlässig und ohne menschliches Zutun.
Künstliche Intelligenz (KI):
KI-gestützte Tools analysieren eingehende Kundenanfragen, erkennen Muster und unterstützen bei der Priorisierung sowie automatisierten Antwortvorschlägen.
Smart Excel statt Handarbeit:
Bestehende Excel-basierte Prozesse wurden nicht ersetzt, sondern intelligent erweitert – mit automatischen Datenimports, Power-Query-Logiken und vernetzten Dashboards.
Systemintegration:
Bestehende ERP-, CRM- und Kommunikationssysteme wurden über Schnittstellen verbunden, sodass Informationen nur noch einmal gepflegt und automatisch weiterverarbeitet werden.
Prozessautomatisierung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Datenqualität erhöht und das Team entlastet. Statt starrer Tools entstanden flexible, anpassbare Lösungen – abgestimmt auf den Alltag im Mittelstand. Das Ergebnis für unseren Kunden waren weniger manuelle Tätigkeiten, schnellere Durchlaufzeiten, bessere Datenbasis für Entscheidungen. Und: Ein motiviertes Team, das nicht mehr Zeit mit Copy-Paste verbringt, sondern mit Kunden und Strategie.
Prozessautomatisierung bedeutet für uns nicht „alles neu“, sondern: Das Bestehende intelligenter machen – mit RPA, KI und einem klaren Blick für die Realität im Mittelstand.
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